La diferencia entre un portal intranet y una simple intranet
El Nielsen Norman Group viene de publicar un informe en el que dan las claves para sacar partido a un “portal intranet” de una compañía prestando atención a su usabilidad.
El informe “Usability of Intranet Portals- a Report from the Trenchers” de 350 páginas es el resultado de tres estudios de campo, de cuyos resultados se deducen las líneas de usabilidad propuestas en el documento. En total fueron evaluadas los “portales intranets” de 48 corporaciones.
Este trabajo se centra en la creencia de que un “portal intranet” puede ayudar a los trabajadores a encontrar información sobre la empresa de una forma sencilla, agilizando sus tareas. Sin embargo el principal problema localizado en este estudio se centra en el hecho de que las empresas se preocupan más por cuestiones técnicas que por cuestiones de política de empresa a la hora de crearlo, y ese no es el camino.
Las diferencias entre un “portal intranet” y una simple intranet radican en:
- Un portal intranet suele ser mayor que una intranet
- Los portales suelen integrar recursos de intranets preexistentes correspondientes a diferentes departamentos
- Los portales incorporan herramientas personalizadas que permiten facilitar el acceso de los usuarios a la información que les interesa entre toda la albergada
- El portal integra aplicaciones para formar a los trabajadores
- El portal unifica visualmente aplicaciones, información, herramientas y recursos
Entre las recomendaciones presentadas por el Nielsen Norman Group en este informe, destacamos las siguientes:
- Los portales deben organizar su información y aglutinar en una sola entrada la información corporativa y la de servicios. Esto mejorará la experiencia del usuario quien rápidamente podrá reconocer la información a la que puede acceder y qué camino seguir para hacerlo.
- Lo ideal sería que los usuarios tuvieran que identificarse en esa entrada principal y quedaran liberados del uso de contraseñas en el resto del recorrido.
- Las herramientas de la web 2.0 pueden ser más útiles en un “portal intranet” que en una web abierta. Sin embargo es necesario que haya un control de la estructura de gobierno a la hora de asignar usos.